Darmstadt-Dieburg – „Mein Ziel ist eine moderne Verwaltung, bei der die Dienstleistungen für unsere Bürgerinnen und Bürger sowie die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung im Mittelpunkt stehen“, beschreibt Landrat Klaus Peter Schellhaas seine Vision für die Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg.

Um dies zu erreichen, sei ein verändertes Arbeiten notwendig – und zwar in vielerlei Hinsicht. „Dafür hat die Kreisverwaltung unter anderem Mitte 2019 die Zukunftswerkstatt ins Leben gerufen“, so Schellhaas weiter.

Das interdisziplinäre Team der Zukunftswerkstatt arbeitet an den Themenschwerpunkten „Räume schaffen“ und „Modernes Arbeiten“ sowie an der Digitalisierung von Dienstleistungen zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Dabei hat die Zukunftswerkstatt schon einiges auf den Weg gebracht: Die Notwendigkeit, aufgrund von Platzbedarf ein neues Gebäude zu errichten, wurde als Chance genutzt.

Der Kreis baut auf seinem Gelände in Darmstadt-Kranichstein ein neues Gebäude in Modulbauweise, in dem die Mitarbeitenden innovative Arbeitskonzepte erproben – unterstützt durch moderne Technik. Die klassische "Amtsstube" als Einzelbüro gibt es hier nicht mehr. Auch im virtuellen Raum werden neue Wege beschritten, um das vernetzte Arbeiten zu verstärken. Mitarbeitende werden mit Online-Fortbildungen und anderen innovativen Formaten bei der Nutzung der neuen Möglichkeiten unterstützt.

Die Zukunftswerkstatt ist ein gutes Beispiel dafür, dass das Arbeiten in der Verwaltung von heute und morgen durch ein Miteinander der unterschiedlichen Bereiche geprägt ist – online und vor Ort. Die Themen werden jeweils mit Fachleuten aus den verschiedenen Bereichen des Hauses gemeinsam bearbeitet. Darüber hinaus nimmt die Zukunftswerkstatt – zusammen mit der Hochschule Darmstadt und verschiedenen Firmen – am Bundesprojekt „ALLE im digitalen Wandel“ teil und gewinnt neben Erfahrungen auch noch finanzielle Mittel für virtuelle Experimentierräume.

Langfristig geht es der Kreisverwaltung darum, den Menschen und Unternehmen im Landkreis einen guten Service zu bieten – und das sowohl persönlich, telefonisch als auch online. „Das letzte Jahr hat gezeigt, wie notwendig es ist, auch außerhalb der klassischen Amtsstube schnell und flexibel handeln zu können. Deswegen war es gut, dass wir uns schon vor der Corona-Pandemie mit der Gründung einer Zukunftswerkstatt auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung gemacht haben“, so Landrat Schellhaas. (ladadi)

Hier wieherte einst der Amtsschimmel: Emaille-Schild "Bürgermeisterei Asbach" im Museum Asbach...

Klappt oft, aber nicht immer

Seit der Pandemie kann man bei Behörden, Ansprechpartnern oder Fallmanagern nicht mehr persönlich vorsprechen. Alles muß per Mail oder online erledigt werden. Um die Online-Seite der Arbeitsagentur zu verstehen, reichen unsere deutschen Schulabschlüsse offenbar nicht immer aus. Warteschleifen in der Telefonhotline können gern mal 30 Minuten dauern, dann fliegt man automatisch raus und muß sich erneut durch die "wählen Sie die 1, 2, 3" arbeiten. Zum Glück habe ich eine Mailadresse der AA Bensheim und schicke darüber alle Unterlagen hin. So kann ich dokumentieren, daß Dokumente pünktlich abgegeben wurden. Funktioniert leider manchmal nicht: am 6. April per Mail verschickt, wird ein "fehlendes" Dokument am 28. April schriftlich nachgefordert. Ein zweites Dokument, ebenfalls per Mail zugestellt, wurde auf Nachfragen dann doch gefunden. Das ist leider kein Einzelfall.

Da ist die Zusammenarbeit mit dem JobCenter von Neue Wege schon leichter: seit fünf Jahren betreue ich Geflüchtete und helfe ihnen bei ihren Anträgen. Anfangs ging da gar nichts, ich bekam nicht einmal eine Rückmeldung. Der Grund: ich hatte keine Vollmacht der entsprechenden Person. Die Fallmanager dürfen noch nicht mal eine einfache Antwortmail mit Betreff "bitte Vollmacht vorlegen" schicken.

Und eine Vollmacht habe ich mir nie geben lassen, da ich dies im umgekehrten Fall für mich selbst auch nicht gewollt hätte. Inzwischen bin ich aber beim JobCenter bekannt wie ein bunter Hund und werde auch schon mal um Hilfe gebeten, wenn jemand nicht erreichbar ist (sein will).

Die Vorgehensweise bleibt aber kompliziert (wegen der fehlenden Vollmacht): ich schicke alles per Mail hin, setze die betreffende Person in CC. Fehlt noch etwas oder ist der Fall bearbeitet, bekomme ich keine Rückmeldung. Vielmehr erhält der/die Betreffende per Briefpost die nächste Anweisung, mit der ich dann wieder weiterarbeiten kann. Das kostet Zeit und Geld, ist aber unserer deutschen Datenschutzhysterie geschuldet.

Ein Antrag auf Arbeitslosengeld II plus Wohngeldantrag plus Profilbogen: gut 200 Gramm Formulare, die ausgefüllt werden müssen. Die roten Markierungen zeigen, wieviele Daten ich brauche, um alles auszufüllen. Das entsprechende Verzeichnis, das ich angelegt habe, umfaßt 36 Dokumente. Im Adreßfeld kleben die erledigten Marker, seitlich sind überall noch Unterschriften zu leisten. Dann muß alles eingescannt werden. Man sitzt an einem solchen Antrag so lange, daß man aufpassen muß daß zwischenzeitlich nicht das Rentenalter erreicht ist.

Marieta Hiller