Darmstadt-Dieburg – Mit der Wohngeldreform zum 1. Januar 2023 verdreifachte sich die Zahl der wohngeldberechtigten Personen im LaDaDi. Ein deutlicher Stellenaufwuchs wäre nötig gewesen, um diese Menge operativ abzuwickeln – ohne nennenswerte Vorlaufzeit und bei einem leeren Arbeitsmarkt. Um die erwartete Antragsflut dennoch zu bewältigen, wurden erstmals und in kürzester Zeit 3 Softwareroboter entwickelt und erfolgreich zum Einsatz gebracht.
Vorreiterrolle unter hessischen Verwaltungen
Robotic Process Automation (rpa) beschreibt die automatische Abwicklung von routinemäßigen Vorgängen, die normalerweise von Fachkräften bearbeitet werden. „Auch auf dem freien Markt ist diese Technologie state-of-the-art“, sagt Julius Wörner, der Leiter der IT-Steuerung im LaDaDi. „In nur 5 Monaten haben wir 3 virtuelle Helfer entwickelt, die im Grunde imitieren, wie Menschen mit dem Computer arbeiten und aktiv werden, sobald ein Antrag eingeht.“
Roboter 1 versteht, welches Antragsdokument vorliegt, kann selbst handschriftliche Stammdaten auslesen und legt den Fall im Fachsystem an. Außerdem prüft er, ob die IBAN korrekt ist und ob die Person auch wirklich im LaDaDi wohnt und bereits als Wohngeldempfänger bekannt ist. Dann informiert er die echten Kolleginnen und Kollegen, dass es etwas zu bearbeiten gibt.
Roboter 2 überträgt den fertigen Bescheid in das Corporate Design des Landkreises und übernimmt den elektronischen Postversand an die Einwohner. Dabei berücksichtigt er auch etwaige Betreuungspersonen und legt den Vorgang in der elektronischen Akte ab.
Roboter 3 recherchiert einmal im Monat vollautomatisch im System der Wohngeldbehörde, bei welchen Bürgerinnen und Bürgern Bewilligungszeiträume auslaufen und erinnert sie daran, Folgeanträge zu stellen. Das kommt gut an, da es hilft, Zahlungslücken und aufwendige Korrekturen zu vermeiden.
„Roboter sind nicht die Lösung für alles, in manchen Fällen aber die beste Lösung.“
Das bringt Entlastung für die Mitarbeitenden der Wohngeldstelle: Die Roboter arbeiten schneller und fehlerfreier als ein Mensch und übernehmen manche Schritte komplett. Somit sind sie prädestiniert für datenbasierte, klar strukturierte und sich wiederholende Tätigkeiten mit hohen Volumina. „Gute Digitalisierung bedeutet auch immer Automatisierung. Die Technologie ist jetzt an Bord und hat das Potenzial, das Haus auch in anderen Bereichen nach vorne zu bringen“, sagt Julius Wörner. „Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt prüfen wir bereits mögliche Anwendungsfelder für weitere Roboter.“
Um ihre Arbeitsplätze müssen die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung dennoch nicht fürchten, sagt die Jugend- und Sozialdezernentin Christel Sprößler – im Gegenteil: „Wenn wir Routine-Vorgänge automatisieren, werten wir damit die Arbeit unserer Teams auf, denn sie haben mehr Zeit für die Menschen im Landkreis“, und ergänzt: „Das hilft uns auch, als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben - sowohl für die Menschen, die bei uns arbeiten, als auch für die, die wir für uns gewinnen wollen.“
Im Vergleich zu den Kosten menschlicher Arbeitszeit amortisiert sich das 85.000 Euro teure Pilotprojekt in kürzester Zeit. Das Beste daran: Da die Technologieplattform nun bereits beschafft ist, fallen für neue Roboter lediglich Entwicklungskosten an. Zukünftige Automatisierungsprojekte werden daher sogar ein noch besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweisen. Die Wohngeldbehörde bewältigt die Anträge heute mit einem gegenüber der ursprünglichen Prognose deutlich verringerten Mehr an Personal und denkt selbst auch über weitere Einsatzfelder nach.
